Для улучшения деятельности компании, увеличения продаж необходимо внедрение специальной оценки работоспособности всей компании и каждого сотрудника по отдельности. Именно внедрение системы KPI способно помочь отслеживать активность служащих и одновременно увеличить прибыль на 30 – 40 %. Конечно, есть и негативные стороны подобных изменений. Попробуем разобраться в особенностях внедрения KPI.

Что такое показатель KPI, и как на него можно влиять?

Key Performance Indicators, так данная система звучит на английском, переводится на русский как ключевые показатели эффективности, которые в реальном времени позволяют оценить эффективность деятельности компании и отдельных ее сотрудников. При введении данной системы стоит быть готовым к ошибкам и просчетам, увольнению сотрудников вследствие демотивации. Именно поэтому так важно не полагаться только на себя, вводя многочисленные изменения. Только команда единомышленников способна действовать слаженно и моментально реагировать на допущенные недочеты.

Система KPI позволяет оценить качество работы каждого менеджера по продажам. Перед компанией ставится цель, для достижения которой требуется работа и достижение подцелей всеми сотрудниками отдела. После внедрения системы будут видны количественные и качественные показатели деятельности команды в целом и каждого ее члена. Цель компании должна мотивировать коллег, но при этом оставаться в достижимых пределах (на 70% – 80%). Следующий этап посвящен корректировке бизнес-плана, исходя из полученных результатов по первому этапу.

На каждом этапе необходимо учитывать совершенно объективные показатели: нехватка ресурсов, недостаточные знания и умения сотрудников. После прохождения каждого этапа необходимо останавливаться и оценивать достижение поставленных целей. Задача руководствам добиться поставленных целей, такой подход совершенно не мотивирует сотрудников, поэтому необходимо вводить систему мотивации кадров. Оплата труда, система премирования направлены на то, чтобы замотивировать менеджеров. Запускать систему рекомендуется в тестовом режиме сроком на 2 – 3 месяца. После тщательного анализа полученных результатов необходимо продолжать начатую работу.

KPI в продажах: главные ориентиры:

  1. Объем продаж. Перед началом отчетного периода устанавливается объем или план продаж, затем он сравнивается с полученными результатами в конце периода.
  2. Количество закрытых чеков.
  3. Трафик. Под трафиком подразумевается число лидов или потенциальных клиентов, положительно отреагировавших на полученную рекламную информацию. Данный показатель зависит от работы отдела маркетинга.
  4. Средний чек. Продавая дополнительные товары, менеджер увеличивает объем продаж и средний чек, что способствует выполнению плана за отчетный период.
  5. Класс обслуживания клиентов. Оценка данного показателя производится по количеству положительных и отрицательных отзывов.
  6. Конверсия. Данный показатель учитывает соотношение реальных покупателей к количеству клиентов, проявивших интерес.
  7. Return on investment (в переводе возврат инвестиций). Данный ориентир соотносит размер прибыли к средствам, которые были затрачены на реализацию и рекламу продукта.

Средний KPI при распространении, расклейке или раздачи листовок

Рекламные акции, связанные с распространением или расклейкой объявлений, благотворно влияют на показатели KPI, поскольку повышается осведомленность населения, а соответственно и трафик покупателей. Вычислить средний показатель KPI просто, достаточно учесть конверсию продаж и возврат инвестиций. В зависимости от эффективности рекламы растет также и количество продаж. Для значительного роста указанных показателей рекомендуется проводить не единичную акцию. Чем больше средств вложено в рекламную компанию, тем выше показатели.

Важно выбирать правильные способы подачи информации. Если для сети супермаркетов подойдет распространение брошюр по почтовым ящикам, то для мгновенной заинтересованности возможных клиентов рекомендуется распространение листовок на улице, возле станций метро. Получив эффект от одной акции нужно провести еще несколько. Ряд клиентов решаются заглянуть в торговую точку только после нескольких упоминаний, совета друзей или родственников.

Сфера применения KPI

С внедрением KPI стоит подождать, если в компании еще не сформировалась четкая система управления. В таких организациях, только что вошедших на рынок делами обычно заведует один человек. Генеральный директор выполняет обычно несколько функции, включая бухгалтера и работу специалиста по кадрам.

При внедрении KPI в работу таких отделов, как IT, деятельность службы будет существенно замедлена. То же касается и других подразделений, связанных с данными отделами. Это связано с тем, что специалисты IT-службы обязаны решать проблемы с компьютерами, принтерами и другой оргтехникой в кратчайшие сроки, чтобы не нарушать работу важных подразделений. С вводом ключевых показателей эффективности заявка на восстановление зависшего компьютера поступает начальнику службы, затем рассматривается и ставится в очередь на выполнение. Все эти действия негативно влияют на время устранения неисправности. Если до внедрения системы IT специалисты справлялись с задачами за 5 минут, то теперь на это уходит значительно больше времени.

Необходимо учитывать, что ни одна система KPI не может быть вечной, так как возможно введение нового коэффициента, тогда необходим полный пересмотр системы или ее отмена. Корректировка происходит ежеквартально. Возможны также незапланированные изменения KPI. Выбор и реализация KPI зависит от особенностей управленческой ситуации в каждой отдельной компании. Разработка сбалансированной системы показателей обеспечит быстрое достижение целей, стоящих перед предприятием.